Распоряжение Администрации Аксайского района от 12.04.2011 № 62

Приложение № 2

к распоряжению

Администрации Аксайского района

от       12.    04.    2011 г.    №     62

 

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии

Администрации Аксайского района

 

1. Общее положение.

1.1.   Постоянно действующая экспертная комиссия (далее ЭК) создается в Администрации Аксайского района  для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение документов, образующихся в процессе деятельности Администрации Аксайского района.

1.2.   В своей работе ЭК руководствуется федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",  «Основными правилами работы архивов организации», одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.,   Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления  и организаций с указанием сроков хранения», номенклатурой дел Администрации Аксайского района и настоящим Положением.

1.3.   ЭК является совещательным органом.

1.4.   Персональный состав ЭК утверждается распоряжением Администрации Аксайского района.

 

         2.      Основные задачи ЭК.

         2.1.   Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии производства дела при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

         2.2.   Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

         2.3.   Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на хранение, в том числе научно – технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

 

3. Функции ЭК.

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1.   Совместно с сотрудниками Администрации Аксайского района, отвечающими за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, проводит ежегодный отбор дел для дальнейшего хранения или подлежащих уничтожению, принимает непосредственное участие в экспертизе ценности документов.

3.2.   Рассматривает и принимает решение об одобрении и представлении в установленном порядке на утверждение или согласование:

-сводных описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документации по личному составу;

-актов о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли;

-предложений об изменении или уточнении сроков хранения документов, установленных действующими нормативно-методическими пособиями (перечни, инструкции, номенклатуры дел и пр.), а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных этими пособиями;

-сводной номенклатуры дел Администрации Аксайского района, номенклатур дел его структурных подразделений;

-актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

-графиков подготовки и передачи дел на хранение.

Обязательному утверждению государственной архивной службой подлежат описи дел постоянного хранения.

Обязательному согласованию территориальным государственных архивом подлежат описи дел по личному составу, положения об ЭК и архиве.

3.3.   Оказывает методическую помощь сотрудникам Администрации Аксайского района  по вопросам работы с документами, экспертизы их ценности, а также участвует в организации и проведении проверок состояния работы с документами (правильности формирования дел в структурных подразделениях, обеспечения полного состава внесенных в описи постоянного хранения дел в соответствии с номенклатурой дел и др.).

3.4. Участвует в работе по:

- организации подготовки и рассмотрению нормативно – методических документов по вопросам работы с документами, включая вопросы организации их текущего хранения;

-организации использования документов, определению порядка доступа к документам, имеющим ограниченные грифы, изменению и снятию таких грифов;

-совершенствованию работы сотрудников Администрации Аксайского района  с документами в структурных подразделениях по исполнению социально-биографических и тематических запросов юридических и физических лиц.

 

 

4.      Права ЭК.

4.1.   В пределах своей компетенции давать указания структурным подразделениям и сотрудникам по вопросам работы с документами.

4.2.   ЭК имеет право принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы.

Требовать от руководителей структурных подразделений розыска недостающих дел постоянного, долговременного хранения и дел по личному составу, представления ими письменных объяснений в случае утраты или неисправимого повреждения этих дел.

4.3.   Запрашивать от специалистов структурных подразделений письменные  предложения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

4.4.   В случае необходимости заслушивать на своих заседаниях информацию, отчеты руководителей структурных подразделений о состоянии работы с документами (обеспечение сохранности, правильность формирования дела и оформления, утрата или умышленное уничтожение, экспертиза ценности и подготовка к передаче в архив и т. д.).

4.5.   Принимать участие в организации работы по повышению деловой квалификации сотрудников Администрации по вопросам работы со служебными документами.

4.6. Информировать Главу Аксайского района о деятельности ЭК.

 

5.      Организация работы ЭК.

5.1.   Заседания комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год.

5.2.   Заседания ЭК обязательно протоколируются. Протоколы подписываются председателем  и секретарем ЭК, утверждаются Главой Аксайского района.

5.3.   Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Особые мнения членов ЭК, экспертов и консультантов заносятся в протокол заседания. Заседание ЭК считается правомочным, если на нем присутствуют 4 и более членов комиссии. Члены ЭК имеют право решающего голоса. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

5.4.   Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря ЭК Администрации Аксайского района.

5.5.   Вид контроля и сроки предоставления информации (если она необходима), снятие с контроля определяются в тексте протокола.

 

Управляющий делами

Е. И. Лазарева

 

Назад в раздел